Conclure proprement (et agréablement) un projet :

La clôture est une étape essentielle dans une démarche de projet. Il ne faut pas attendre le dernier moment pour la préparer car, outre le nécessaire bilan, il y a probablement des suites à donner à votre initiative.

Faites le bilan. Qu'est-ce qui a bien fonctionné et qu'est-ce qui n'a pas marché, pourquoi ? Rassemblez toutes les informations qui vous ont étées utiles, tous vos contacts... Selon la nature du projet vous pouvez élaborer un questionnaire pour en évaluer l'impact auprès de son public. Rassemblez également toutes les coupures de presse qui ont mentionné votre initiative.

Archivez. Une partie de ces informations sera extrèmement précieuse pour reconduire un projet identique voire même un autre différent. Un problème souvent rencontré par les associations étudiantes est de conserver l'expérience acquises par l'équipe en charge l'année précédente, alors que ses membres ont quitté l'association depuis.

Remerciez, communiquez. Une autre partie de ces informations doit servir à élaborer un dossier-bilan. Outil de communication, il sera envoyé à tous vos partenaires, du plus important au plus modeste, accompagné d'un mot de remerciement personnalisé. La démarche sera appréciée et montrera de plus le sérieux dont vous savez faire preuve. Ce qui contribuera à maintenir de bonnes dispositions envers votre association. Envoyez également ce dossier aux personnes qui ne vous ont pas suivis pour leur montrer que le projet s'est quand même fait, et à quelques journalistes choisis.

Un exemple : le club robotique de l'ECAM

Les activités du club sont tournées vers la participation à la coupe de France de robotique, coupe annuelle qui oppose des robots complètement autonomes sur une épreuve imposée. En 2001, l'association a également participé à la Coupe Rhône-Alpes Altran de robotique, rencontre amicale pendant les 24 Heures de l'INSA de Lyon.

Quelques jours après la Coupe de France le club a convié sponsors et professeurs à un apéritif, en fin d'après-midi dans les locaux de l'ECAM. Bonne ambiance : quelques petits discours et remerciements, un court film montrant les prestations du robot pendant la coupe Rhône-Alpes et la coupe de France, et enfin la démonstration du robot dans les conditions de la compétition (l'adversaire en moins).

Le club a aussi réalisé un CD-ROM bilan qui comporte des séquences vidéos et qui a été distribué à ses partenaires.

(juin 2001)