Organiser un événement à Lyon

La ville de Lyon voit se développer sur son territoire de plus en plus de manifestations qu’elles soient commerciales, promotionnelles, sportives ou culturelles.

Les organisateurs qu’ils soient une association, un club sportif, un groupement professionnel ou une société d’organisation d’événements doivent faire face à un certain nombre de contraintes et de règles afin de mener à bien leur projet.

Le service des événements et de l’animation de la Ville de Lyon souhaite les aider dans les démarches nécessaires à la bonne organisation de l’événement.

Vous trouverez dans ce guide le rappel des différentes formalités à remplir avec les délais à respecter, mais également un certain nombre de renseignements tous utiles et précieux pour l’organisation de votre manifestation.

Sommaire

• Assurances
• Autorisation
• Commerce (association commerciale)
• Communication
• Diffusion sonore
• Droits d’auteur
• État des Lieux
• Financements possibles
• Fluides (alimentation électrique)
• Matériel
• Responsabilité
• Riverains
• Salles municipales
• Sécurité
• Signalétique
• Stationnement et Circulation
• Vente
• Adresses utiles
• Retro planning

Assurances

Pour l’organisation de spectacles présentant un certain nombre de risques spécifiques, l’organisateur doit contacter son assureur pour le prévenir de son projet et faire en sorte que les risques encourus soient couverts.
Il peut contracter plusieurs assurances aux garanties multiples et variées, mais il existe des garanties obligatoires et d’autres facultatives, qui seront fonction du type d’organisation du spectacle.
Les démarches à effectuer
Déclarer la manifestation et vérifier au moins quinze jours à l’avance que les contrats en cours sont susceptibles de couvrir tous les risques liés à la manifestation.
La responsabilité civile : assurance obligatoire couvrant les dommages matériels et immatériels, les dommages corporels causés à autrui avec une garantie individuelle accident.
L’assurance des biens et des choses : couvre les objets et documents dont l’organisateur est propriétaire, a la garde ou l’usage, ou qui lui sont confiés.
Risques spéciaux : annulation de spectacle à cause d’intempérie, de maladie, de décès de l’artiste, en cas de force majeure, guerre, catastrophe.
Garanties complémentaires facultatives : vol de recette, rapatriement.

Autorisation

Toute manifestation (commerciale, sportive, culturelle…) sur la voie publique ou sur un espace vert de la Ville de Lyon doit faire l’objet d’une demande d’autorisation :
- auprès de la Ville de Lyon (service OTEP) (délai : 1 mois)
- auprès de la Ville de Lyon et auprès de la Préfecture du Rhône, quand il s’agit de manifestations sportives avec classement ou de défilés (délai : 1 mois) ainsi que pour les manifestations ayant pour incidence la vente sur la voie publique, sur une surface de plus de 300 m2 (délai : 3 mois)

Les demandes d’autorisation doivent être adressées à :

VILLE DE LYON
Direction de la Régulation Urbaine
Service Occupation Temporaire de l'Espace Public
1 place de la Comédie
69205 LYON CEDEX 01

Tél. : 04-72-10-38-67 - Fax : 04-72-10-38-64

L'envoi de ce dossier (en 11 exemplaires) devra se faire au moins un mois avant la date prévue de la manifestation.
Ce délai est indispensable pour informer les services concernés puis prendre les mesures éventuelles de circulation et stationnement et en assurer la publication.

L’autorisation de la Ville de Lyon est accordée :
- pour une durée limitée, incluant le démontage et la remise en état des lieux. Son renouvellement peut être étudié.
- pour un espace déterminé.
Elle définit les mesures de police et de sécurité devant être prises.

Les autorisations sont délivrées après étude de :
- la disponibilité des lieux (commission Bellecour et accord du cabinet du Maire pour la place des Terreaux)
- la conformité aux obligations de sécurité
La délivrance d’une autorisation n’entraîne pas automatiquement l’accord pour une aide technique. Chaque service pourra accorder ou refuser l’aide technique en fonction de ses possibilités et contraintes.

Commerce (association commerciale)

Dans la cas d’animation commerciale, l’autorisation est délivrée à l’Association Commerciale, tous les commerçants de la rue concernée (qu’ils soient ou non adhérents de la dite association) bénéficient de cet accord. Un droit d’occupation du domaine public sera perçu par la Ville de Lyon.

Communication

La distribution de prospectus sur la voie publique est strictement réglementée.
La direction de la communication de la Ville de Lyon peut annoncer l’événement, après étude des manifestations sur ses différents supports.

Diffusion sonore

Le niveau sonore des animations, dans le cas où une sonorisation serait autorisée, devra rester raisonnable. En cas de plaintes du voisinage les organisateurs devront se conformer aux injonctions des forces de police.
Il est conseillé de mettre en place des limiteurs de puissance à la source pour éviter tout excès de pression acoustique.
Toute diffusion de musique enregistrée fait l’objet d’une déclaration et d’un versement de droits (voir rubrique droits d’auteurs)

Droits d’auteur

L’objet du droit d’auteur est d’assurer la rémunération des auteurs, de leur permettre le contrôle et le suivi de l’utilisation de leurs œuvres tout en favorisant, de façon générale, la création d’œuvres de l’esprit. Dans le souci de faciliter la gestion des droits d’auteur et des droits voisins, des sociétés civiles ont été crées (SACEM, SACD…).
Les démarches à effectuer
Quinze jours avant la manifestation, l’organisateur de spectacle devra déclarer le spectacle par un appel téléphonique, une lettre ou une télécopie au bureau de la SACEM de sa région, qui lui délivrera un contrat général de représentation qui lui permettra de bénéficier d’une réduction de 20% accordée sur le tarif général.

Dans les 10 jours suivants la manifestation, l’organisateur devra retourner l’état des recettes et des dépenses, en joignant le programme des œuvres diffusées comme indiqué prévu par l’article 132.21 du Code de la propriété intellectuelle.

Les droits d’auteurs sont toujours à la charge de l’organisateur de la manifestation et non à celle des artistes qui se produisent à la demande.

La gestion collective des droits d’auteurs
La SACD (Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques) perçoit et répartit les droits de ses membres, auteurs d’œuvres dramatiques, lyriques, chorégraphiques et audiovisuelles.
La SACEM ( Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique)
Regroupe les auteurs, compositeurs et éditeurs d’œuvres musicales.

La gestion collective des droits voisins
L’ADAMI ( Société civile pour l’Administration des Droits des Artistes et Musiciens Interprètes) Représente les Artistes-Interprètes, dont le nom figure sur l’étiquette du phonogramme ou au générique du vidéogramme.
La SPEDIDAM (Société de Perception Et de Distribution des Droits des Artistes-Interprètes de la Musique et de la Danse) représente les Artistes-Interprètes dont le nom ne figure pas sur l’étiquette des phonogrammes ni au générique des œuvres audiovisuelles.
La SCPP (Société Civile pour l’exercice des droits de Production Phonographique)
La SCPPF (Société Civile des Producteurs de Phonogrammes en France)

État des Lieux

Remise en état des lieux, démontage du matériel, conditions de propreté après la manifestation sont à la charge de l’organisateur.

Financements possibles

La Ville de Lyon peut soutenir un certain nombre d'événements culturels, sportifs, humanitaires...dans la mesure où ces projets répondent à des politiques communales spécifiques. Il convient d'adresser 5 à 6 mois avant la date de la manifestation une présentation du projet accompagné d'un budget prévisionnel à l'Adjoint délégué compétent.
L’attribution d’une aide financière n’entraîne pas automatiquement l’accord pour une aide technique. Chaque service pourra accorder ou refuser l’aide technique en fonction de ses possibilités et contraintes.
> Consultez également la fiche Les aides de la Ville de Lyon aux projets étudiants

Fluides

Des branchements électriques peuvent être réalisés dans la limite du matériel disponible et de la puissance disponible. La distribution en aval est par contre assurée par l'organisateur.
Le matériel mis à disposition se trouve sous la responsabilité de l'organisateur.
Pas de mise à disposition d'extincteurs.
Règles de sécurité concernant les fluides : passage de câble au sol ou en aérien à plus de 2,50m, extincteurs CO² pour les installations électriques et eau pulvérisée pour le reste, mise à la terre des structures.
Les démarches à effectuer :
Remplir la fiche technique lors de la demande d'organisation de manifestation
Des endroits spécifiques ont été aménagés pour la mise en place de branchements électriques. Il convient de s'adresser au service des événements ou au service Eclairage Public pour définir le lieu du branchement de manière précise.

Matériel

Le déplacement d’équipements publics est possible avec l’accord du service concerné. Les frais éventuels entraînés seront à la charge de l’organisateur.
Certains types de matériels, certaines aides techniques peuvent être demandées auprès de la Ville de Lyon (OTEP) sur une fiche complémentaire de la demande d’autorisation. Ils sont fournis selon les disponibilités.

Responsabilité

L’organisateur doit mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires et faire réaliser le contrôle des installations par des organismes agréés indépendants des Services Techniques.
L’organisateur, désigné nominativement, reste responsable de tout incident ou accident, dommage survenant du fait des autorisations qui lui sont délivrées.
Toutes les précautions et assurances devront être prises pour les éviter.
En aucun cas la responsabilité de la Ville de Lyon ne pourra être engagée.
Les droits des tiers seront expressément réservés.

Riverains

Une information auprès des riverains pourra être demandée et devra alors être prise en charge par les organisateurs.
En cas de plaintes du voisinage, les organisateurs devront se conformer aux injonctions des forces de police (son…)

Le libre accès aux propriétés riveraines devra être permanent ainsi que pour les services de sécurité, les services de secours, le service de collecte des ordures ménagères, les services publics.

Salles municipales

Le service des salles municipales loue une douzaine de salles (de 25 à 1960 places). Son équipe vous conseille dans le choix de la salle et vous aide dans toutes les démarches administratives nécessaires à la réservation et à la location d’une salle.
> Consultez également la fiche Toutes les salles municipales du Grand Lyon

Les Directeurs des grandes salles lyonnaises de concerts, d’expositions ou de théâtre gèrent eux-mêmes leur programmation. Il est donc nécessaire de les contacter pour connaître leurs modalités de fonctionnement.
Pour les salles de sports, faire une demande écrite à l’Adjoint Délégué aux Sports : Thierry Braillard.

Sécurité

Lorsque la présence d’un service d’ordre est indispensable, il convient de solliciter le concours de la Police Nationale, auprès de :

Monsieur Le Directeur Départemental de la Sécurité Publique
Hôtel de Police
40 rue Marius Berliet 69008 Lyon
Tél. 04 78 78 42 06 ( secrétariat )

Ou de la Police Municipale , dans la rédaction de la demande.

Compte tenu des éventuelles missions d'urgence pour lesquelles la Police Municipale ou Nationale peuvent être appelées, nous ne pouvons pas garantir leur intervention et pourrons être amenés à vous demander de faire appel, aux frais de l’organisateur, à des sociétés de sécurité privées.

Lorsque cela s’avère nécessaire, l’organisateur assure la pose de barrières, ainsi que la pose de rubans bicolores. Leur gardiennage est à la charge des organisateurs.

Signalétique

La publicité est interdite sur la place Bellecour comme sur toute la Presqu'île. En dehors de ce périmètre, elle est strictement réglementée.
Les bannières verticales peuvent être autorisées sous condition de densité et de format, leur pose est soumise à autorisation des services de la Ville de Lyon.
Sont strictement interdits : la pose de banderoles (horizontales), l'affichage sur les biens publics ou privés (immeubles...), l'utilisation de certains supports tels que les équipements publics (poteaux d'éclairage, de signalisation routière, piles de ponts...)

Stationnement et Circulation

L’autorisation fait l’objet d’un arrêté municipal lorsque des mesures particulières de circulation et de stationnement doivent être prises. Aucune voie ne peut être barrée sans arrêté.
L’arrêt de trafic des transports en commun ( TCL ) doit faire l’objet d’une autorisation. Sans autorisation, les frais éventuels générés par le blocage des bus ou tramway sont à la charge des organisateurs. La circulation des transports en commun doit être maintenue tant sur les voies de circulation ( y compris les zones d’arrêts, couloirs et sites propres ) que sur la plate – forme du tramway.
les coupures de rues autorisées par arrêté municipal devront être assurées par des agents de sécurité habilités sur la voie publique, positionnés aux points de fermeture des rues.
La police municipale ne peut en aucun cas assurer la surveillance du stationnement réservé, cette surveillance incombant à l’organisateur. Les frais éventuels de fourrière, et le gardiennage des barrières sont à la charge des organisateurs.

Vente

Toute manifestation à caractère publicitaire ou promotionnelle et ayant pour incidence la vente sur la voie publique devra acquitter un droit auprès de la ville de Lyon.

Adresses utiles

Services de la Ville de Lyon (standard) : 04 72 10 30 30

ECLAIRAGE PUBLIC
Directeur : Antoine Bouchet
Contact : Floriane Lagors, responsable du service maintenance
tél. 04 78 78 37 30
Fax. 04 78 78 37 47

ESPACES VERTS
Directeur : Daniel BOULENS
Contact : Valéry LAFFONT
Tél : 04 72 69 47 86
Fax : 04 72 69 48 09

LOGISTIQUE GARAGE ET FESTIVITES
Directeur : Bernard Simon
Contact : Philippe Pastre
Tél. 04 72 10 30 30
Fax. 04 72 10 36 31

OCCUPATION TEMPORAIRE DE L’ESPACE PUBLIC
Contact : Evelyne ROBERT, Animation voie publique
Tél. 04 72 10 38 67
Fax. 04 72 10 38 64

POLICE MUNICIPALE
Directrice : Isabelle Mercier
Contact : Georges Brossard, chef de Service
Tél. 04 72 10 39 12
Fax. 04 72 10 59 10

SALLES MUNICIPALES
11 rue du Griffon 69001 Lyon
Tél. : 04.72.10.38.23
Fax : 04.72.10.38.20
de 9h00 à 13h00 et sur rendez-vous

SÉCURITÉ PRÉVENTION
Directeur : Georges Pasini
Contacts :
Christian Appietto, manifestations sur la voie publique
Jean-Luc Mogier, manifestations ERP
Tél. 04 72 07 38 10
Fax. 04 72 07 38 60

SERVICE DU COMMERCE SEDENTAIRE
2 rue de la république - lyon 1er
Contacts :
- questions publicitaires : Mme AUJAS 04 72 10 38 57 (courriel)
- autres autorisations : Melle COSTE 04 72 10 34 12 (courriel)
Fax 04 72 10 38 75

Services extérieurs

PRÉFECTURE
Hôtel de Police - Commission Départementale de Sécurité
40, rue Marius Berliet - 69008 LYON
Chef d’Etat Major : Jean Marie FARNAULT
Tél : 04.78.78.42.75
Fax : 04 78 78 42 08

TCL
Société Lyonnaise de Transports en Commun
Service SAE ( PC - Bus ) – Chef du service Antoine MATEOS (courriel)
19, boulevard Vivier Merle
BP 3167
69212 Lyon Cedex 03
tél. : 04.78.71.83.03
fax : 04.78.71.82.28

 Retro planning

• J-4 mois Conception de la manifestation
  Contenu, dates, lieux, d éfinition des besoins techniques
• J-3 mois Présentation du projet au service des événements et validation politique suivant l'ampleur de la manifestation
• Entre J-1 mois et J-2 mois Dépôt du dossier
• NB : Durant les périodes particulièrement chargées en manifestation (mai/juin/juillet/septembre/décembre), il est recommandé de déposer
  le dossier 2 mois avant.
• Entre J-1 mois et J-24hres Instruction du dossier
  Avis de la Commission de Sécurité
  Afin de vérifier que les installations soient conformes au dossier de sécurité
• JOUR J Manifestation
  

- Guide de l'organisateur d'événements. Ville de Lyon, Service des Événements, juin 2004. Dernière mise à jour sur Campus-Initiatives : avril 2005 -

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